Nästa pass ska kunna ta vid.
Ett rumsfel står på en post-it. En ändrad ankomsttid finns i en chatt. Någon har redan pratat med fastighet, men nästa receptionist vet inte vem som ansvarar. Informationen finns, men sambandet behöver förklaras på nytt.
En gemensam överlämning ger nästa skift en tydligare utgångspunkt. När ett ärende kräver fortsatt arbete behöver också ansvar, status och återkoppling finnas vid själva uppgiften.
Tre frågor inför skiftbytet.
Använd gärna dessa frågor som utgångspunkt när ni går igenom hotellets överlämning:
- Vad har hänt? Sammanfatta de händelser och besked som nästa pass behöver förstå.
- Vad återstår? Beskriv öppna frågor och hänvisa till underlaget för sådant som ännu inte är klart.
- Vem tar det vidare? Gör ansvar och nästa steg tydliga så att medarbetaren vet var återkopplingen ska ske.
Det är ett förslag på arbetssätt att anpassa till era avdelningar. Bestäm tillsammans vilken information som behövs och undvik att föra över onödiga personuppgifter.
Rapporten ger sammanhang. Uppgiften följer arbetet.
I det fiktiva exemplet upptäcker housekeeping en läckande dusch i rum 214. Johan ansvarar för uppgiften. Receptionen behöver känna till att felet återstår och veta var aktuell status finns när nästa pass börjar.
Överlämningsrapporten är en sammanställning vid skiftbytet. När arbetet fortsätter följer kollegorna ansvar, status och återkoppling i respektive uppgift. En tidigare rapport ska inte läsas som ett automatiskt uppdaterat besked om att något har blivit klart.
Följ rumsfelet genom hotellet i produktdemonstrationen.
Ett arbetssätt mellan avdelningarna.
Vi hjälper er att gå igenom vilka besked reception, housekeeping och fastighet behöver. Därefter sätter vi upp Lucy kring era kanaler, rutiner och sätt att fördela ansvar.
Beskriv gärna själva överlämningsrutinen i personalhandboken och ta med den i introduktionen för nya medarbetare.
Vanliga frågor.
Är överlämningen en chatt?
Kommunikation och uppföljning fyller olika roller. En överlämning sammanfattar det nästa pass behöver veta, medan en uppgift samlar ansvar och fortsatt återkoppling.
Uppdateras en tidigare rapport när en uppgift förändras?
Rapporten är en sammanställning vid överlämningen. Kontrollera uppgiftens aktuella status för att följa det fortsatta arbetet.
Ersätter Lucy hotellets PMS?
PMS:et hanterar bokningar och gästernas vistelser. Lucy används för intern kommunikation, kunskap och uppföljning. En eventuell koppling behöver bedömas utifrån ert system och era behov.